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人材派遣の活用事例

急な退職や病欠等への対応に

退職や病欠はいつでも突然やってくるものです。社員や常勤メンバー等、業務コアメンバーの急な退職の緊急事態に実務経験豊富な人材の派遣で対応致します。

病気療養の欠員対応 ~長期勤務者への労わりから初めての派遣使用へ~

20年勤めているパートさんが大病を患い、入院を余儀なくされることに。1年間という長期にわたる欠勤にも会社は対応する意思があるものの、本人が「私が帰ってくることで、誰かが辞めることになる」と後任者に気を遣ってしまい、退職を考えてしまっているとの事。気持ちよく期間採用できるシステムを探している中で当社に人材派遣の依頼が入る。

人材派遣において「1年間」は長期と捉えられるが、派遣に免疫のない方から見れば、「クビ」と認識されてしまいがち。そこで当社は入院予定の担当者に、人材派遣におけるシステムの説明、期間の捉え方についてじっくりと説明を行う。

また、スタッフと同行しての会社見学の際にも、今回同社が人材派遣を使う状況、期間についての説明を改めて行うことで、就業についての明確な意思確認を行い派遣を開始する。

結果、担当者は気兼ねなく復職ができる旨を確認し入院。現在は復職されてバリバリ第一線で頑張っておられる。

正社員の産休対応~産休経験者の派遣で、シチュエーション重視の対応を実現~

食品卸売りの企業。主として経理業務を担当している女性スタッフの産休対応要員として、後任スタッフの派遣をご依頼頂く。同社にとって従業員が産休を取るケースは今回が初めて。同社ではこれを機に、「産休・育休」の体制をしっかりと整えたいと考えており、この環境下ではピンチヒッターとして期間採用が可能な人材派遣を使用するがベストと判断してのご発注。

代替要員としての派遣使用も同社の「産休・育休」制度の体制整備の一環としているとの事。弊社では従来通り、対応する業務をベースにスタッフの人選を行うが、今回はシチュエーションにも配慮。

実際に産休を使用したことがある「ママさんスタッフ」を派遣することに。業務の対応はもちろんではあるが、自社の産休制度を形作ることに尽力する派遣先にとっては大手企業での産休制度の利用経験があるスタッフの話が非常に参考になった様子。

法的な待遇面はもちろんの事、離職前、中、そして復職時に当人が気になるポイントなどを「産休・育休」を体験したからこそ分かる事例をベースに、弊社スタッフが情報を提供することで、自社の制度固めを行うことができた。

弊社スタッフの勤務期間は10ヶ月であったが、不在中には業務の処理マニュアルや経過報告書を作成。そして、自らの体験を活かした、派遣先の「産休・育休」制度をしっかりと固め期間が満了。

その後派遣先からは、産休から復職した派遣先の従業員からは安心して勤務できているとの報告を受ける。また、他の女性従業員からも「これなら私のときにも安心」との高評価をもらっているとの事。

たった一人の経理が辞める~お財布番の緊急退職に派遣スタッフが対応~

従業員5名の中小企業。経理を担当していたスタッフがご主人の転勤で退職を余儀なくされる。残任期間は2ヶ月あまり。自社での採用を検討するも、過去の歴史から考えても自社求人には時間がかかる。

一時的に受け皿になれるスタッフが自社にいればよいのだが、経理業務は実質退職するスタッフ一人だけが把握している状況であり、新しい人材に受け皿になってもらう以外の方法がない。引き継ぎ期間を考え、経理実務の経験はもちろん、業界特有の勘定科目の理解が業務対応スピードにつながると考え、同業界で経理を経験している人選の要とする。

また、状況的にプレッシャーがかかるポジションであるため、場数を踏んだ、心臓の強いスタッフを人選し提案する。

結果、同一業界の経験があることが功を奏し、引き継ぎに時間がかかりそうな業界特有の経費の理解も早く、引き継ぎはわずか1ヶ月足らずで完了する。緊急時には退職したスタッフと電話での連携を取るなどのホットラインも確保していたため、以後の業務は遅滞なく遂行。

業務引き継ぎ開始から5ヶ月後、自社で行っていた採用活動が功を奏し、新しい経理担当を確保。前任者の退職決定から約半年で、完全な引き継ぎを完了する。

ハードワークで人が定着しない~事前見学、業務体験でミスマッチを防止~

物流業界で使用する運搬部材の木材工場である同社は常に人員不足が悩みの種。

理由は業務内容と環境。一般的には使用頻度の低い機材を使用しての業務の経験者はほぼ皆無。一見簡単に見える作業ではあるが、早い方だと1時間もしないうちに音を上げるハードワーク。屋外での製造業務は気候の影響をダイレクトに受け、夏は暑く冬は寒い。

さらに作業中に巻き起こる粉塵や騒音等での「良い労働環境」とはいえない状況。応募者は多いものの、継続勤務者が極端に少ない問題を解決すべく、弊社に問い合わせを頂く。

どの業務も、「見る」と「やる」は往々にして異なるもの。その差が極端にあり、また経験人数が少ない本業務において大切な事は「業務適正」。但し、適正を確かめるために時間ばかりを費やしていたのでは損をする一方であるため、弊社では派遣先の協力の下、「業務体験制度」を導入する。

設定時間は1時間。但し自己申告で「難しい」と感じた方はその場で終了とする。このルールを派遣先だけではなく、勤務希望者に面接の段階でしっかりと説明し、納得・希望される 方に対してのみ実施する。

この業務体験により、スタッフは業務のより具体的なイメージをつかむことができると共に、派遣先は適正の見極めのみならず、今まで多くの方の退職理由となりうる作業工程を発見することができた。

業務体験のおかげで、短い時間ではあるが仕事への適正をスタッフも派遣先も確認する事ができ、3名のスタッフを派遣。半年を経過する現在も問題なく就業中。

ベテランスタッフの勇退フォロー~派遣スタッフとの業務分担で業務負荷を軽減

勤続40年のベテランスタッフは現在65歳。同社に定年の概念はなく、会社を支える重鎮としてまだまだ活躍してもらいたいという意向が会社にはあるのだが、それに反し本人は「疲れてきたのでそろそろ退きたい」という思いがある。

担当職種は営業職。後塵に全てを伝え来っていないという忸怩たる思いはあるものの、営業マンとしてのパフォーマンスを発揮できていないのではという悩みもまた同居。社長は長年勤めてくれた事への感謝と敬意を評し、現場から一歩引いた「統括役」としてのポジションを用意し、未来を担うスタッフ達への指導を本人に依頼。

現実的な業務量を減らすため、サポートスタッフとして営業事務スタッフ1名の派遣の依頼が当社にあり。

本人は現在、営業はもちろんのこと付随する事務業務も全て兼任している。業務を精査し、営業以外の業務である、顧客情報管理から契約書等の書類管理、請求書や見積書などのルーチン業を切り離し、弊社スタッに担当させることに。

コア業務である営業統括、指導については弊社スタッフが手伝える事はほとんどなかったが、ルーチン業務を切り離すこと、また担当顧客を社内で振り分けて頂くことで、本人の出勤日数は週5日から3.5日に減少。そして更に半年後には週2日にまで短縮することが可能となった。

勤務の負担が減ったこと、また現実的な対応で社長の思いを感じた本人は営業統括役として現在も週に2日、元気に勤務している。

パートが集団退職~対応力のあるスタッフ派遣で、業務のパッケージ化を実現~

従業員10名の企業。事務部門を担うスタッフ数名が結託、突如退職を申し出る。月末近くで受発注や請求等の事務業務が繁忙を極める中での退職に、会社も必死に説得を行うが、「法律では2週間前に申告すれば辞められるはず」とガンとして主張を曲げず。

右往左往する中、退職5日前の段階で弊社に派遣の依頼あり。

弊社では一般的な事務業務もさることながら、残された資料や情報を元に現状を把握・整理し、業務対応できる人材を派遣する。スタッフの退職まで残り3日前という緊急事態ではあったが、可能な限りの引継ぎ、内容確認を行い、山場である月末を乗り切った。

次月末までは、残った資料をもとに業務内容の精査、およびマニュアルを作成。月末の処理を作成したマニュアルに沿って実施することで、業務フロー、及びマニュアルの精度の確認も行い、派遣スタッフとともに、社の業務をパッケージ化することに成功する。

同社のスタッフは弊社人材が作成した業務マニュアルを元に業務を進めているとの話。事務スタッフには欠かせない資料としてご活用頂いている事は、弊社にとっても非常にうれしいことである。

入れ替わりが激しく、引継ぎ・指導が大変~長期スタッフの派遣で業務定型化を実現~

食材卸売りメーカーの営業所。従業員30名のうち、15名が営業、事務スタッフで構成される。この事務部門には現在5名のパートスタッフ、3名の派遣スタッフが就業しているのだが、とにかく入れ替わりが激しい事が悩みの種。

営業所長の頻繁な交代による方針転換、取引先企業の増減による繁閑の差という事業所の事情や、勤務者の結婚退職や出産退職、ご主人の転勤等、とにかく様々な要因が重なり合い勤務スタッフが定着していない。

幸いにもスタッフ確保の面ではどうにか対応ができているのだが、人が変わるたびに発生する引継ぎや業務指導がさすがに負担になっているとの事。

弊社には「退職者の補完」という形でご依頼を頂くこととなるが、打ち合わせを重ねていく中で事業所の根本的な改革は難しいながらも、「長期就業が可能なスタッフの派遣」、また引継ぎ発生時の 負担を最小限で済ませるように、業務マニュアルの作成を現場サイドで実施する案を確定し人選を開始する。

スタッフへのお仕事の紹介時には派遣先の状況説明をしっかりと行う。また、フルタイムでの長期就業を希望する派遣先の意向、勤務を希望する派遣スタッフの生活習慣が厳密にマッチするかを最大の選考条件として設定し、選定・提案を行う。

派遣スタッフの勤務開始後は、なれない環境の中で、様々な環境変化が発生した影響もありスタッフのモチベーション維持にやや苦戦するも、3ヶ月を経過する頃からはさすがになれも出てきたため、勤務に影響は一切なし。自らが担当することが多い業務の指導や、代理で行う引継ぎ業務も、日々の勤務の中でパターン化、マニュアル化を行う事で、しっかりと定型化。

現在は弊社スタッフが流れを作った指導・引継ぎマニュアルを元に、退職・入れ替わりの際の対応を最短時間で達成できるような体制が築き上げられている。

担当の突然退職!新たな業務を任されて~業務整理とルーチン化で引継ぎ成功~

従業員15名のリース会社。建機のリースを行う同社より、事務スタッフ派遣の依頼を頂く。業務内容の確認と今回の派遣利用の背景についてお伺いすると、根底には社員の突然の退職という理由があった。

今回弊社スタッフに業務を指示して下さる「指揮命令者」は営業担当の方。本来は営業一本で外回りが中心。事務的な業務は夕方帰社後に行うというのが通常業務の流れと なっていたが、今回同社の経理担当社員が突如退職することとなり、社内での業務分担において、今回新たに、給与計算と保険手続き業務を担当することになってしまう。

多忙を極める営業職の傍らに新規の経理業務。ミスが許されない業務を問題・遅滞なく進めていくため、帰社後に行っていた営業に付帯する事務業務をルーチン化し、派遣スタッフに依頼したいというのが同社から寄せられたスタッフ発注の背景。

弊社では、一般事務・営業事務の経験があるスタッフを前提に人選を開始するが、事業所が何故派遣スタッフを求めているのか?という部分についてもしっかりと言及。

これは、前任者の急な退職で多忙を極める事業所での仕事という前提に怖気づく事無く、前向きに取り組んでくれる積極性を持った方に業務をお任せしたいという狙いから。

結果、時間・金額・通勤時間といったメリットだけではなく、「このような環境が好き」、「忙しいの職場がだいすき」と前向きな理由で就業を希望してくれたスタッフを弊社から派遣することに。

就業開始後、同社がスタッフ担当業務である営業事務を完全に「パッケージ化」してくれていたため引継ぎ、指導は予想以上のスピードで完了。またスタッフ本人の経験もあり、1ヶ月もたたないうちに業務を完全に把握し、翌月以降はまったく問題なく業務を軌道に乗せる。

本人の希望もあり、現在では、給与計算や保険手続き等、経理の分担業務についての対応も開始しており、指揮命令者の営業担当は、従来どおり営業のみに力を入れる体制に戻りつつある。

厨房スタッフの急病!復帰までの人手が必要~派遣による人員補完。以後正社員に~

社員食堂の請負を行う同社が、客先の社員食堂業務を対応する人数は15名。従業員1000人以上が勤めるビル内の社員食堂の利用は昼に集中するが、客数に対する従業員が少ないため、昼以外の時間も仕込みや準備、後片付けに追われる多忙な現場である。

同社で主に調理を担当していた正社員がこの度体調不良を理由に退職することに。

退職までのリミットは1ヶ月。忙しい職場環境から考えて、経験者、それも社員食堂をやっていたという「そのものズバリ」の業務経験がある方が求められてるシチュエーション。 最初から自社だけでは人材の確保が難しいのでは?と踏んでいた同社は、自社採用活動と平行して弊社に人材の派遣を依頼。

前述の通り、多忙を極める職場環境から求められる人材のスキルは必然的に「経験者」。また勤務していた職場で対応してきた業務量(食数)を採用条件に検討しなければいけないため、人選はおのずと限られてくることが前提となる。

そのため、「年齢」、「性別」といった、業務には直接関係のない事項については可能な限り妥協して頂き、人材確保の幅を広げて頂く事に派遣先からは許可を頂く。

実際同業務の候補者は1名の採用枠の中5名程集まったが、経験した職場環境や年数を比較した際最も本業務に適していたのは、58歳の男性の方。

事前の職場見学の際にも客の導線や厨房周りの機材の配置についても質問や提案を行う等、豊かな経験なくしてはありえないチェックがあり、多忙の中での体力面だけが心配されたが、最終的には 経験豊富な高年齢スタッフを派遣することで決定する。

業務開始後、当初の予想通り初日から経験を生かし、いち早く現場のリズムをつかむことに成功。その後も接客から配膳までのリードタイムを意識した仕事ぶりで、業務効率を向上し、各従業員からの信頼も勝ち得ることに成功する。

当初は後任が見つかるまでの3ヶ月程度の派遣の予定ではあったが、その後、正社員採用をしたいとの派遣先の要望あり。派遣の時点で既にチームリーダ的になっていたスタッフの存在は現場でも頼もしいという印象が就いていたため、問題なく就業が決定現在も同現場にて正社員として勤務を続けている。

当初は年齢制限があった職場ではあったが、結果的には経験が買われ、正社員採用にいたる。 経験者強しを感じさせられた案件であった。

引継ぎが心配な解雇予定者の後任探し。~信頼関係を構築し引継ぎを円満に~

以前から勤務態度が悪い従業員。再三の注意にも関わらず、改善の見込みがないため、会社は致しかたなく「解雇」の手続きをとることに・・・

しかし問題は業務の引継ぎ。勤務の年数や経験、またこのスタッフしか知らない業務も多数あるため、引継ぎをいやおうなく行う必要があるのだが、会社側の処分(解雇)に大いに不満のあるこの従業員が、まともな引継ぎを行うとは思えない。

仮に業務の引継ぎが問題なく行われたとしても、会社側への不満なども引き継いでしまい、後任者のモチベーションが下がることが危惧される。業務は一般事務であること、また社内スタッフのモチベーション低下を避けるために、弊社にスタッフ派遣の依頼あり。

当社では、「現場に左右されず、当社の話をしっかりと聞けるスタッフを」という前提のもと人選を開始。結果、当社での派遣実績が最も長く、長期に渡る勤務実績があるスタッフを人選し派遣する。

勤務開始後、予想通り業務以外の「マイナス要因」情報の引継ぎが始まる。「この会社はよくない」、「ひどいことをされるよ」という話を毎日聞かさせることとなる。

想定された、この問題に対し、引継ぎ期間中はほぼ毎日、弊社担当と打ち合わせを行うほか、週に一度は派遣先の担当者を交えた会議でコミュニケーションを深め、会社側の意向をしっかりと伝えることで、問題を回避。

引継ぎもしっかりと行った功績が評価され、当社3ヶ月だった派遣契約も延長。2年目となる現在も高いモチベーションを持って、同派遣先で勤務中。

事実は事実として存在するが、会社側の意向をしっかりと伝えること、また話をしっかりと聞いてもらえる信頼関係の構築が出来たことが成功のポイントであったといえる。

規定職員数に満たないデイサービス・・・~経験者の派遣で人足確保+αの好循環~

現在利用者数15名のデイサービス。高いサービスマインドで利用希望が高まり、利用者定員の増加を計画中。

デイサービスの増員には「15名以上になる場合、利用者5人につき従業員1名の増員が必要」という規則があり。そのため自社採用にて対応を予定していたが、受け入れ2週間前に、採用した就業予定者が突如として断りを入れてくる。

何度引き止めても、「次の人が見つかるまででも」とお願いしてもやはり就業してくれる見込みはゼロ。地域密着のデイサービスは信頼が重要。今更受け入れを断るわけにもいかないし・・・と悩んでいる ところで、弊社にスタッフ派遣の依頼があり。

「派遣スタッフを人員換算に加えてよいのか?」という問題について、各方面に問い合わせ「問題なし」との回答を得た上で対応を開始。

もともと就業を予定してスタッフはデイサービスでの勤務経験があるスタッフであったため、入所前の指導はほぼ不要。残された時間から考えた場合、未経験者を入れて指導することはおよそ現実的ではないため、デイサービス経験者、あるいは介護施設での勤務経験があるスタッフを前提に引き当てを行う。

結果、特別養護老人ホームでの勤務経験が5年あり、時には併設するデイサービスにヘルプで勤務してたスタッフが就業を引き受けてくれることとなり、派遣を開始。

特養と比べ業務負担が軽いデイサービスの弊社スタッフの働きは目を見張るものがあり、 利用者の介護やレクの対応はもちろん、送迎や果ては事務処理までフル回転で対応。 「忙しくないとなまっちゃうし」と本人は苦もない様子ではあったが、派遣先の従業員は大助かり。

また、他の従業員も彼女に元気をもらった様子で、高い就業意欲がそのまま利用者への優しさに 繋がる良い循環を弊社スタッフを中心に生み出すことができた。

「このスタッフには将来的にも施設を支えてもらいたい」という派遣先の思いから、契約を紹介予定派遣に変更。6ヶ月の派遣期間を経て、以後は同所正社員のスタッフとして現在も頑張っておられる。

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