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担当者の突然退職!新たな業務を任されて・・・

~業務整理とルーチン化で、新担当業務をスムーズに~

従業員15名のリース会社。建機のリースを行う同社より、事務スタッフ派遣の依頼を頂く。
業務内容の確認と今回の派遣利用の背景についてお伺いすると、根底には社員の突然の退職という理由があった。
今回弊社スタッフに業務を指示して下さる「指揮命令者」は営業担当の方。
本来は営業一本で外回りが中心。事務的な業務は夕方帰社後に行うというのが通常業務の流れと
なっていたが、今回同社の経理担当社員が突如退職することとなり、社内での業務分担において、
今回新たに、給与計算と保険手続き業務を担当することになってしまう。
多忙を極める営業職の傍らに新規の経理業務。ミスが許されない業務を問題・遅滞なく進めていくため、帰社後に行っていた営業に付帯する事務業務をルーチン化し、派遣スタッフに依頼したいというのが同社から寄せられたスタッフ発注の背景。

弊社では、一般事務・営業事務の経験があるスタッフを前提に人選を開始するが、事業所が何故
派遣スタッフを求めているのか?という部分についてもしっかりとスタッフに言及。
これは、前任者の急な退職で多忙を極める事業所での仕事という前提事項に怖気づく事無く、むしろ、前向きに取り組んでくれる積極性を持った方に業務をお任せしたいという狙いから。
結果、時間・金額・通勤時間といったメリットだけではなく、「このような環境が好き」、「忙しいの職場がだいすき」と前向きな理由で就業を希望してくれたスタッフを弊社から派遣することに。

就業開始後、同社がスタッフ担当業務である営業事務を完全に「パッケージ化」してくれていたため
引継ぎ、指導は予想以上のスピードで完了。またスタッフ本人の経験もあり、1ヶ月もたたないうちに
業務を完全に把握し、翌月以降はまったく問題なく業務を軌道に乗せる。
また、本人の希望もあり、現在では、給与計算や保険手続き等、経理の分担業務についての対応も
開始しており、指揮命令者の営業担当は、従来どおり営業のみに力を入れる体制に戻りつつある。

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